Ochrana pozornosti a digitální hygiena lídra: Jak správně nastavit Teams a Outlook

Máte pocit, že na konci dne odcházíte z kanceláře s pocitem absolutního vyčerpání, i když jste neudělali žádnou těžkou práci? Hlavním viníkem málokdy bývá objem úkolů. Mnohem častěji je to neustálé, nenápadné tříštění vaší pozornosti.

Za roky v managementu jsem pochopila jednu zásadní věc: Pozornost je pro lídra podstatně vzácnější zdroj než čas.

Čas běží pořád stejně. Ale když vám během hodiny pětkrát pípne zpráva nebo na monitoru vyskočí okno s novým e-mailem, vaše kapacita soustředění i pro kvalitní rozhodování drasticky klesá.

Díky dohodám v týmu (ze kterých se v průběhu let staly přirozené zvyky) je moje fyzické vyrušování v kanceláři dnes naprosto minimální. A abych si udržela nezasaženou pozornost i v digitálním světě, nastavila jsem si všechny aplikace tak, aby mi dávaly jen ta upozornění, o která skutečně stojím.

Mám ráda technologie, ale je to s nimi jako s ohněm. Dobrý sluha, špatný pán. O mé pozornosti chci rozhodovat sama.

• Telefon v režimu „Nerušit“: Můj telefon je neustále v režimu Nerušit. Žádné vibrování při e-mailu, žádné blikání zpráv. Na příchozí hovory mě však upozorňují moje chytré hodinky, takže jsem v případě potřeby bezpečně na příjmu, aniž bych musela neustále skenovat displej mobilu.

• Outlook bez vyskakovacích oken: Notifikace na e-maily mám vypnuté. Outlook mi zobrazí jediné upozornění: 10 minut před plánovanou schůzkou v kalendáři. Nic jiného. (Na ty schůzky totiž zapomínám, když soustředěně pracuju).

• MS Teams pod kontrolovaným zvonečkem: V aplikaci Teams vidím pouze číslo s počtem zpráv a oznamovací zvoneček uvnitř aplikace, když ji sama otevřu. Nic mi nepípá, nic na mě neskáče. Jediné, co vyzvání, jsou přímé online hovory nebo plánované schůzky, pokud je někdo začne dříve než já.

Než jsem na divizi zavedla pravidelné 1:1 schůzky, vyrušení bylo obrovské množství. Každý vedoucí měl na starost několik projektů a pokaždé, když k některému z nich něco potřeboval, jednoduše přišel do kanceláře.

Jakmile jsme to eliminovali a zavedli pravidelné schůzky jeden na jednoho, ad-hoc vyrušování se seskupilo do vyhrazeného času a přestali jsme se vzájemně rušit (já se třeba přestala chodit doptávat, zda už to, na čem jsme se domluvili, běží).

A co dělám, když se přece jen objeví přehlcení?

Nekupuju si nové aplikace. Nezkouším nový software. Stačí mi můj blok a propiska. Posadím se, vysypu vše z hlavy na papír. Napětí z těla i mysli v tu chvíli opadne. Získám přehled a můžu plánovat. Jde o tzv. Brain Dump, díky kterému uzavřu smyčky v hlavě Zeigarnikové efektu.

Jasné nastavení komunikace a hranic s týmem přináší všem klid, více o tom píšu zde.

Proč je toto nastavení pro váš výkon tak zásadní?

• Daň za překlikávání (Toggling Tax): Výzkumy z University of California ukazují, že po každém digitálním vyrušení (pípnutí e-mailu, zpráva na chatu) trvá mozku v průměru 23 minut a 15 sekund, než se plně vrátí do původní hloubky soustředění.

• Zbytková pozornost (Attention Residue): Dr. Sophie Leroy prokázala, že i když na e-mail odpovíte za 15 vteřin, část vaší kapacity stále skrytě analyzuje proběhlou komunikaci. Pokud řešíte přeplněnou operativu a trpíte neustálým vyrušováním, fungujete jako počítač s 30 otevřenými okny na pozadí – systémová paměť je vyčerpaná, i když nic neděláte.

• Zeigarnikové efekt (Zeigarnik Effect): Nedokončené nebo přerušené úkoly drží brain-state v trvalé pohotovosti.

• Vysypání hlavy (Brain Dump): Vypsání nedokončených úkolů na papír před spaním prokazatelně zrychluje usínání a odbourává kognitivní zátěž spojenou se Zeigarnikové efektem.

Pokud si chcete ověřit, jak na tom jste, zkuste si položit tyto tři otevřené otázky:

• Jaký vliv má způsob, jakým pracujete s notifikacemi, na to, kdo řídí váš pracovní den?

• Jak vnímáte své reakce na digitální vyrušení během dne?

• Co vám pomáhá znovu získat vnitřní klid a přehled ve chvílích, kdy cítíte mentální přehlcení?

Přestaňte dělat nejdražší asistentku vlastního týmu a pálit drahocennou kapacitu v neustálém digitálním šumu.

Vstupte do předplatného Premium v Akademii ELIMINÁTOR – zlaté střední cestě, kde získáte kompletní průchod systémem Core & Mastery, týdenní živý mentoring a mou osobní podporu.

Vytvoříte autonomní tým, uvolníte si ruce z operativy a získáte zpět 10+ hodin týdně i nezasaženou pozornost pro strategická rozhodnutí.