3 nejčastější chyby při delegování, kvůli kterým lidé panikaří před deadlinem

Představte si následující situaci. Vy a vaše oddělení jste právě dokončili rozsáhlý projekt. Je to špičková práce, která má obrovský komerční potenciál.

Hlavní autorkou výzkumu je Klára. Brilantní výzkumnice, která celou studii odřídila, posbírala data a zná každý detail. Vy jste se na projektu podílela spíše jako konzultantka a pomohla se strategickým směřováním.

Nyní je potřeba výsledky odprezentovat před potenciálním zákazníkem, který by si na základě toho měl objednat vaše navazující služby. Logicky se rozhodnete tento úkol delegovat na Kláru. Kdo jiný by to měl prezentovat než člověk, který ten výzkum realizoval?

Zadáte jí úkol. Klára připraví podklady, grafy i slidy. Všechno vypadá po odborné stránce perfektně. Zítra v 10:00 jdete na věc. Jste v klidu. Systém funguje.

A pak, ve 21:00 večer před jednáním, vám zazvoní telefon.

Je to Klára. Hlas se jí třese.

„Veroniko… já to zítra nezvládnu. Nikdy jsem před plným sálem nemluvila. Je mi špatně od žaludku, úplně mi vypadlo, co mám říkat.“

BUM. Váš plán se právě zhroutil. Co uděláte? Pravděpodobně to, co musí v krizi udělat každý lídr: Vezmete si její prezentaci, uvaříte si litr kávy a strávíte celou noc tím, že se narychlo učíte cizí data a detaily výzkumu, který do hloubky neznáte. Druhý den to odprezentujete sama.

Zákazník je sice spokojený, ale vy jste právě vyhořela. Převzala jste zpět cizí opici. A ztratila noc spánku.

Kde se stalachyba? Zradila vás Klára? Ne. Zradil vás váš vlastní předpoklad.

Když se podíváte na tuto zpackanou delegaci inženýrskou optikou, můžete si udělat analýzu toho, proč se to vlastně stalo.

Pokud v podobném případě vyhodnocujete situaci, neuvidíte selhání jednotlivce, ale selhání procesu. Když delegujete komplexní úkol, neútočí na vás lenost podřízených, ale tyto tři psychologické a procesní pasti:

V psychologii existuje tzv. Haló efekt – tendence posuzovat člověka plošně na základě jednoho výrazného rysu. V managementu se to projevuje tak, že pokud je Klára expertem úrovně 10 ve výzkumu a analytice, váš mozek automaticky předpokládá, že je expertem úrovně 10 i v prezentování výsledků.

To je fatální omyl. Být ponořený do dat, analýz a jejich interpretace a umět tyto složité závěry prodat publiku tak, aby si koupilo navazující služby, jsou dvě zcela odlišné disciplíny.

Tento slavný manažerský model říká jasnou věc: Nemůžete člověka řídit pořád stejně. Musíte styl vedení přizpůsobit jeho úrovni v daném konkrétním úkolu.

Při realizaci výzkumu byla Klára v módu D4 (Vysoká kompetence, vysoké odhodlání). Stačilo jí nechat volné ruce.

Při veřejném vystupování byla ale v módu D1 (Nízká kompetence, vysoký strach). Tím, že v této fázi zůstala bez tvrdého mentoringu, byla vyslána na jistou profesní popravu.

O tom, jak zadat nový úkol bez mikromanagementu se dočtete tady.

Ve výzkumu je naprosto běžné, že odborné články prochází recenzním řízením. Ale z nějakého důvodu to samé neděláme s formou prezentace. Poslat Kláru rovnou před klienta bez jediné zkoušky nanečisto je stejné, jako odevzdat studii bez oponentury.

Jak to tedy udělat, aby vám zítra večer ve 21:00 nikdo nevolal? Zde je postup strategické eliminace rizika:

Prezentace žádného rozsáhlého projektu není jeden úkol. Jsou to minimálně tři úkoly:

• Sběr dat a metodika (Klářina doména).

• Tvorba vizuální prezentace.

• Samotný výklad a prodej (Sales pitch) před publikem.

Položte si otázku: „Už jsem tohoto člověka viděla reálně dělat tuto konkrétní činnost?“

Pokud ne, zeptejte se přímo: „Kláro, data máš skvělá. Jak se ale cítíš při mluvení před publikem? Zvládneš vysvětlit složitou metodiku laikům?“ Pokud cítíte zaváhání, víte, že máte problém.

Nečekejte na finále. Trvejte na tom, že týden před jednáním vám Klára celou prezentaci odvykládá nanečisto v zasedačce.

Pokud zjistíte, že na pódiu mrzne, máte týden na řešení. Můžete ji to naučit, nebo změníte strategii: Rozdělíte si role. Vy odprezentujete úvod, prodáte vizi a klíčové závěry zákazníkovi, a Klára bude po vašem boku jako technický expert, který zodpoví hluboké dotazy z publika

Pokud úkol pouze „hodíte“ na stůl schopnému pracovníkovi a doufáte, že to dobře dopadne, nedelegujete. Jen se zbavujete zodpovědnosti.

Skutečný lídr nechrání svůj tým před výzvami. Ale vybaví ho tak, aby v nich dokázal uspět. A k tomu potřebujete víc než jen víru ve schopnosti svých lidí. Potřebujete proces.

Vrací se vám úkoly zpět v podobě večerních krizí, děláte klíčové prezentace raději sami a váš tým stále spoléhá na to, že vše zachráníte? Přestaňte dotovat operativní chaos vlastním zdravím a večery.

Vstupte do Sprintu předplatného Premium (Akademie ELIMINÁTOR). Získejte plný průchod systémem Core & Mastery, exekutivní mentoring 1× týdně a podporu komunity lídrů, kteří se učí stavět autonomní týmy, delegovat s neprůstřelnou jistotou a řídit s uvolněnou autoritou.