Jak správně zadat nový úkol podřízenému bez mikromanagementu a kontroly

Stalo se vám někdy, že jste členovi týmu zadali nový úkol, v duchu jste očekávali perfektní výstup, ale po týdnu vám na stole přistálo něco úplně jiného? Nebo hůř – podřízený za vámi v průběhu práce pětkrát přišel s tím, že si nevěří nebo neví, jak dál?

První reflex lídrů bývá vzít si myš z ruky a raději to dodělat samostatně, protože je to pocitově rychlejší. Jenže tím si vytváříte vlastní past.

Pokud nejde o hořící krizovou situaci nebo pokud zrovna nepokrýváte agendu, kde je cílem chrlit zprávy na sekundu přesně, máte prostor věci dělat v klidu, laskavě a rozvojově.

Pojďme se podívat na to, jak by měla vypadat ideální reakce týmu, když jim na schůzce 1:1 svěřujete novou výzvu.

Pokud chcete, aby se nový úkol nepotkal s chaosem nebo tichou rezistencí, eliminujte náhodné zadávání, když se potkáte na chodbě nebo v rychlém e-mailu.

Ideální prostor pro zadání nového úkolu je vaše pravidelné 1:1.

Proč zrovna tam? Protože na 1:1 máte klid na vytvoření bezpečné atmosféry, vyjasnění očekávání a položení silných otázek. Nemusíte znít direktivně ani autoritářsky. Naopak – přiměřeně a laskavě přenesete zodpovědnost za promyšlení na druhou stranu.

Co by měl člen týmu udělat ve chvíli, kdy od vás dostane nové zadání?

1. Ověřit „Definition of Done“ (Jak vypadá splněno): Nechceme, aby přitakal a odešel. Chceme, aby vlastnoručně zopakoval, co je cílem. Ideální reakce podřízeného zní: „Pochopil/a jsem, že cílem tohoto úkolu je doručit [konkrétní výsledek]. Je to tak?“

2. Přinést návrh „JAK“ (Postup a první krok): Při rozvojovém delegování definuje lídr CO a PROČ. Způsob, tedy JAK, si má promyslet podřízený. Správně vedený člen týmu řekne: „Do pátku si k tomu sednu, projdu podklady a na příštím 1:1 ti přinesu návrh prvních tří kroků a časový rámec.“

3. Pojmenovat rizika a potřebu podpory: Skvělá reakce obsahuje i přiznání limitů: „Potřebuji k tomu ještě součinnost od kolegy z IT. Pokud by to vázlo, dám ti vědět.“

Dejte si přitom pozor na 3 skryté chyby delegování.

Proč tento postup funguje násobně lépe než zadávání detailních příkazů?

• Pygmalion efekt (Očekávání vytváří výkon): Když lidem nediktujete každý krok, ale vyžadujete od nich vlastnoručně promyšlený postup, vysíláte jim silný podvědomý signál: „Věřím ve tvé schopnosti.“ Lidé mají přirozenou tendenci dorůst do výšky očekávání, která v ně vkládáte.

• Přesun kognitivní práce: Pokud vymýšlíte postup vy, váš prefrontální kortex pálí drahocennou energii na detaily, za které má být placen někdo jiný. Pokud řešíte přeplněnou operativu a vyžadujete návrh od týmu, přirozeně přesouváte myšlenkovou práci tam, kam patří.

Až budete na příštím 1:1 předávat novou agendu, zkuste se zeptat člena svého týmu:

• Jak rozumíš cíli? „Kdybychom se tu potkali za měsíc a tento úkol byl perfektně hotový, co přesně by leželo na stole?“

• Kde je tvoje hřiště? „Která rozhodnutí ohledně tohoto projektu uděláš úplně sám a u kterých naopak chceš, abychom se předem poradili?“

• Jaký je tvůj první krok? „Co přesně uděláš jako první věc a kdy mi k tomu přineseš svůj krátký návrh dalšího postupu?“

Přestaňte dělat nejdražší asistentku vlastního týmu a vracet si úkoly jako bumerang na svůj stůl.

Vstupte do předplatného Premium v Akademii ELIMINÁTOR – zlaté střední cestě, kde díky kompletnímu průchodu systémem Core & Mastery, týdennímu živému mentoringu a mé osobní exekutivní podpoře naučíte svůj tým samostatnosti.

Vybudujete autonomní tým, který přebírá zodpovědnost za výsledky, a získáte zpět čistou hlavu i čas na strategii.