Firemní zombie (Díl 1.): Jak zbytečná operativa a spící práce ničí ROI

Máte ve svém oddělení úkoly, procesy nebo meetingy, které jsou už tak zatuchlé, že se s nimi bojíte pohnout? Visí v projektových systémech už měsíce. Nikdo přesně neví, jaký mají reálný účel, ale všichni se tváří, že jsou naprosto nezbytné.

Označení „zombie projekty“ představuje exaktní akademický termín. Odborná literatura je definuje jako aktivity, které zcela ztratily svůj původní smysl a nepřinášejí organizaci žádnou strategickou hodnotu, ale přesto se dál potácejí firmou a systematicky vysávají její kapacity. Co jiného bychom měli eliminovat, když ne toto?

Když se podíváte na fungování i v těch nejlépe řízených odděleních, zjistíte, že se s tímto fenoménem potkávají všichni. Zombíci na sebe nejčastěji berou tyto tři podoby:

• Krizový report, který přežil svou smrt: Vznikl před dvěma lety, když projekt hořel. Dnes je produkt dávno stabilní, ale váš tým stále tráví desítky minut týdně sběrem dat, která už reálně nikdo nestuduje.

• Kontrolní mechanismus pro historickou chybu: Před třemi lety se stal průšvih, a tak se zavedl složitý schvalovací checklist. Systém už je dávno bezpečnější, chyba se nemůže opakovat, ale checklist se ze setrvačnosti dál poctivě vyplňuje.

• Pravidelný status meeting bez agendy: Původně sloužil k synchronizaci klíčového nasazení na trh. Dnes se tam 10 lidí sejde, aby si řekli, že se „vlastně nic nového neděje“.

Proč tyto rutiny jednoduše nezrušíme? Většinou se schováváme za jedinou alibistickou větu: „Kdysi se tak rozhodlo.“ Ať už to nařídil bývalý šéf, nebo se to zavedlo v dávné krizi, zrazuje nás vlastní přehnaná zodpovědnost to zpochybnit. Objevuje se obava, co když to někdo z vedení zrovna dneska bude potřebovat. Behaviorální ekonomie to definuje jako klam utopených nákladů (sunk cost fallacy) – je líto opustit něco, do čeho už tým investoval tolik času.

Pokud tyto zatuchlé úkoly necháváme žít, tvrdě za to platíme. Průzkumy napříč podnikovými týmy přinášejí alarmující statistiky: až 37 % zaměstnanců se dlouhodobě cítí být ve vysokém stresu čistě z důvodu nutnosti obsluhovat zbytečnou „spící práci“ (dormant work).

Když už si vedení uvědomí, že je projekt mrtvý, často to řeší tím nejhorším způsobem: začne ho tlumit postupně a potichu. Nechá ho vyhnít. Zaměstnanci to interpretují s velkou hořkostí. Tento alibistický přístup poškozuje důvěru týmu v management.

Cílem určitě není reporty prostě přestat posílat a čekat, zda si toho někdo všimne. Tichá sabotáž povinností není znakem profesionála. K eliminaci je potřeba přistoupit zodpovědně:

1. Zjištění relevance (Vykomunikujte to): Jděte za příjemcem reportu nebo zakladatelem porady a asertivně se zeptejte: „Tento report vznikl v roce 2022 kvůli stabilizaci projektu. Svůj účel splnil. Přináší vám tato data ještě reálnou hodnotu, nebo je můžeme zrušit a uvolnit kapacity?“ Vyargumentujte původní zadání a nabídněte ukončení.

2. Rychlé zaříznutí (Rapid Termination): Jakmile se dohodnete, že rutina nedává smysl, okamžitě ji ukončete. Žádné postupné utlumování. Rychlé zrušení zbytečné práce funguje pro tým jako silný motivátor.

3. Prevence (Expirace a piloty): Nejlepší boj se zombíky je nenechat je vůbec vzniknout. Když zavádíte nový report nebo meeting, stanovte mu datum expirace. Nebo začněte s pilotem na jeden měsíc a po něm jasně rozhodněte: Rozšíříme to, přepracujeme to, nebo to zrušíme?

Zodpovědnost za tým je skvělá vlastnost, ale nesmí z lídra dělat chovatele zombie procesů.

Tento článek je prvním dílem série o skryté operativě. V příštím díle se na základě behaviorálních výzkumů podíváme na to, jak do udržování „zombie projektů“ promlouvá naše ego a jaké jsou v tomto ohledu překvapivé rozdíly v managementu.

Firemní zombie (Díl 2.): Proč nedokážeme říct dost

Cítíte, že je váš kalendář přeplněný zombie projekty a operativním balastem, který vám bere kapacitu pro strategii? Zastavte to díky systému strategické eliminace, zrušte roli nejdražší asistentky vlastního týmu a budujte uvolněnou autoritu.

Vstupte do Sprintu předplatného Premium (Akademie ELIMINÁTOR) a získejte plný průchod systémem Core & Mastery, týdenní exekutivní mentoring i přístup ke komunitě lídrů, kteří se učí eliminovat operativní balast a řídit s uvolněnou autoritou.