Jak nepřebírat cizí úkoly: Monkey Management a delegování v praxi

„Než bych mu to vysvětlovala, mám to hotové za pět minut.“ Zní to tak logicky. Tak efektivně. Je to ale jedna z nejnebezpečnějších vět v manažerském slovníku.

V minulém článku Past experta mluvila autorka o tom, že přechod do managementu vyžaduje změnu myšlení. Je potřeba se odnaučit být expertem, který vše zachrání.

Pokud si myslíte, že se to týká jen začátečníků, jste na omylu. Do této pasti padají všichni. Stačí stres, blížící se termín nebo únava, a mozek automaticky přepne do režimu „radši to udělám sama, ať je klid“.

Existuje ale jedna metafora, která funguje dlouhé roky. Doslova ty opice na ramenou uvidíte a nebudete mít problém je eliminovat.

Představte si typický pracovní den. Jdete po chodbě a v hlavě si srovnáváte závěry jednání a plány na další kroky. Cítíte se dobře, máte čistý stůl.

A pak potkáte Milana.

Milan vypadá utrápeně. Na rameni mu sedí malá, nenápadná opička. Je to jeho problém – řekněme, že si neví rady s dodavatelem…

Milan říká: „Šéfová, máme problém s tou dodávkou. Nevíme, jestli vzít variantu A nebo B, protože dodavatel mlčí a…“

Opice na jeho rameni se probudí. Podívá se na vás.

Spěcháte. Nechce se vám teď Milanovi věnovat. Chcete to mít z krku.

A tak řeknete tu osudnou větu: „Rozumím. Pošli mi k tomu podklady, já se na to podívám a dám ti vědět.“

Co se právě stalo?

V ten moment se opice odrazila od Milanova ramene a elegantním obloukem přeskočila na váš hřbet.

Milan se narovnal. Ulevilo se mu. Odchází lehký, spokojený a píská si.

Vy pokračujete do kanceláře o opici těžší.

Kdyby to byla jedna opice, dá se to zvládnout. Jenže vy tohle uděláte za den pětkrát. Cestou potkáte Janu s reportem, Karla s fakturou… a ještě máte v kanceláři pár opic z předchozích dnů.

Přijdete do kanceláře, zavřete dveře a najednou to uvidíte. Nebo spíš ucítíte.

Ty opice totiž na vašem hřbetě nesedí v klidu. Jakmile si sednete za stůl, seskočí a začnou dělat to, co opice umí nejlépe: Bordel.

Jedna vám trhá dokumenty pro šéfa, aby si měla čím vystlat pelíšek.

Druhá vřeští a dožaduje se krmení (vaší pozornosti a rozhodnutí).

Třetí vám skáče po klávesnici a přesouvá soubory, že je pak nemůžete najít.

Váš stůl, který byl ráno čistý, je najednou plný banánových slupek – polovičatých úkolů, které nejsou vaše, ale musíte je „dokrmit“.

A pak je tu ten odér.

Znáte ho. Je to ten těžký, nasládlý pach ze ZOO. Vzduch v kanceláři ztěžkne. Je to směsice viny (nestíhám), tlaku (všichni na mě čekají) a frustrace (proč nikdo nepracuje?!).

V tomto prostředí se nedá pracovat, natož pracovat na tom skutečně důležitém. V pavilonu opic se dá jen přežívat, uklízet exkrementy a doufat, že vás nic nepokouše.

Stala jste se ošetřovatelkou v ZOO, zatímco vaši lidé (včetně Milana) stojí za sklem, dívají se na vás a čekají, až nakrmíte jejich zvířátka, aby mohli zase začít pracovat. Gratuluji!

Abychom si rozuměli – neznamená to, že se práce nesmíte ani dotknout.

Vnímejte jasný rozdíl mezi dvěma stavy:

• Pilotáž (Nové věci): Tady je přístup Hands-on nutný. Když zavádíte nový proces poprvé, musíte být u toho.

• Rutina (Opakované věci): Jakmile je cesta prošlapaná, musíte dát ruce pryč. Pokud krmíte Milanovu opici (řešíte rutinu) i podesáté, už nevedete. Už jen vykrýváte neschopnost systému.

Jak tedy vyhnat opice z kanceláře a vyvěrat? Když se podíváte na osvědčené postupy, univerzální návody nefungují. To, co funguje jednomu, nemusí fungovat druhému. Proto pojďme zase experimentovat.

Když Milan přijde s problémem, reflexem bývá nabídnout řešení (vzít si opici). Zkuste to otočit. Opice musí zůstat na jeho rameni.

Když někdo přijde s problémem, položte otázku a dejte si ruce za záda (doslova):

• „Milane, jak bys to navrhoval vyřešit ty?“

• „Kterou variantu doporučuješ a proč?“

Opice bude nervózní. Bude chtít k vám. Ale musíte vydržet. Nenechte Milana odejít, dokud opice nesedí pevně na JEHO zádech. Vaším úkolem není opici nést, ale zkontrolovat, zda ji Milan nese správným směrem.

3 nejčastější chyby při delegování úkolů najdete tady.

Pokud vám opice nosí proto, že „neví jak na to“, musíte jim dát návod, ne svou práci.

Sledujte činnosti, které děláte „sama, protože je to rychlejší“. Jakmile stejnou operativní věc uděláte potřetí, máte ZÁKAZ ji udělat počtvrté.

Místo toho investujte čas do automatizace, zácviku někoho z týmu, přípravu týmové wiki = návodu.

Příště, když Milan přijde, neřeknete „Já to udělám“, ale „Tady je návod, nakrm tu opici podle něj.“

Často si bereme opice proto, že se štítíme toho, jak by je nakrmili ostatní. Bojíme se, že to „nebude dokonalé“.

Definujte si hranici „Good Enough“. Pokud to Milan udělá na 80 % vaší kvality a stačí to k tomu, aby projekt běžel dál – JE TO ÚSPĚCH.

Možná ta opice není tak krásně učesaná, jak byste ji učesala vy. Ale je nakrmená a je pryč z vaší kanceláře. To se počítá.

William Oncken, autor teorie Monkey Managementu, to řekl přesně:

„V momentě, kdy si vezmete opici svého podřízeného, přestal pracovat on pro vás a začala jste pracovat vy pro něj.“

Podívejte se teď kolem sebe po své kanceláři. Pokud cítíte ten „zápach“ pavilonu opic, je čas otevřít okna a začít vracet zvířátka jejich majitelům. Vaše hodnota není v tom, kolik toho unesete, ale v tom, jak samostatný tým za vámi stojí.

Chcete zastavit operativní krvácení, zrušit roli lidského křižovatky a vrátit zodpovědnost zpět tam, kam patří? Vstupte do předplatného PREMIUM (Akademie ELIMINÁTOR).

Získáte plný průchod systémem Core & Mastery strategické eliminace, exekutivní mentoring 1× týdně i přístup ke komunitě lídrů, kteří se učí řídit s lehkostí a bez mikromanagementu.